De locatie: een grote zaal in een luxe hotel in Phnom Penh, Sihanoukville of Siem Reap. Het tapijt op de vloer en de verf op de wanden in kleuren die in Europa in de jaren ’70 of ’80 van de vorige eeuw modern waren, een enorme kristallen kroonluchter aan het plafond. Voor in de zaal hangt een groot, met groene stof bekleed bord, waarop met reliëfletters de gelegenheid van de dag en de datum staan benoemd. Bovenaan het bord de Cambodjaanse vlag met aan de linkerzijde van de vlag een portret van de koning, aan de rechterzijde de portretten van zijn ouders, links zijn vader, rechts zijn moeder. Ook op het bord de logo’s van de donoren die de bijeenkomst mogelijk hebben gemaakt. Voor het bord een podium met daarop óf een rij stoelen, al dan niet achter een lange tafel, of één of enkele “gemakkelijke” stoelen die er meer als tronen uitzien, als er echt belangrijke mensen aanwezig zijn. Links van het podium, vanuit de zaal gezien, staat een katheder met een bloemstuk er op (met echte bloemen). Rechts een tafel met een paar stoelen er achter voor de notulist en andere assistenten. De tafels en stoelen in de zaal staan in rijen opgesteld, als een enorme schoolklas. Op ieder tafeltje staat een flesje water en liggen papier en potlood of pen klaar. De zaal is koud, bij voorkeur steenkoud, en nog steeds staan grote airconditioners te blazen.

Voor de ingang van de zaal is een lange tafel voor de registratie van de deelnemers. Van 7.30 tot 8.00 ’s morgens staan daar de jongste bedienden van de organisatie informatiepakketten uit te delen en te zorgen dat iedereen zijn naam, geslacht, functie, organisatie en telefoonnummer opschrijft en natuurlijk zijn handtekening zet voor aanwezigheid. De meeste deelnemers kunnen daarna gewoon naar binnen lopen en een plaatsje zoeken, maar de belangrijke gasten worden door de iets minder jongste bedienden naar hun gereserveerde plaats voor in de zaal begeleid.

Alles is in gereedheid gebracht voor een echt Cambodjaans congres/bijeenkomst/workshop (wat allemaal hetzelfde woord is in Khmer, dus een beetje lastig te onderscheiden), dus laten we beginnen. Om 8 uur opent de MC (Master of Ceremonies, oftewel de ceremonie meester) van het organisatiecomité de bijeenkomst met een kort welkomstwoord en dan wordt het volkslied gespeeld. Iedereen moet gaan staan, de MC roept “geef acht” en dan volgt altijd dezelfde krakende versie van het volkslied. Regelmatig gebeurt het dat de opname niet wil starten en dan gaat na vijf seconden wachten iedereen ook gewoon weer zitten en begint de bijeenkomst. De bijeenkomst wordt echt geopend met een speech van de hoogst aanwezige van de organisatie, ook de formele voorzitter van de bijeenkomst. Dan volgt meestal nog een speech van een belangrijke gast. Bij die beide speeches gaat het fout met de agenda. Om de één of andere reden wordt er standaard 10 of 15 minuten voor uitgetrokken in de agenda terwijl iedereen weet dat dat niet gaat lukken. Belangrijke mensen (inclusief de voorzitter) speechen minstens drie kwartier, meestal langer, niet altijd gerelateerd aan het onderwerp van de dag. Des te belangrijker ze zijn, des te langer ze praten (het record van de premier staat op ruim 5 uur, een tweede plek na Fidel Castro). Niemand van de organisatie kan daarop ingrijpen, dus het is gewoon afwachten totdat ze zelf vinden dat ze klaar zijn.

Na de speeches volgt de koffiepauze, het belangrijkste moment van de ochtend voor de Cambodjanen. Niet dat iedereen nou zo’n behoefte heeft aan koffie, maar wel aan het eten dat er bij geserveerd wordt. Veel zoetigheid, pizzapunten, fruit, Cambodjaanse geleihapjes, het wordt allemaal uitgestald op lange tafels en door de deelnemers op hun borden gestapeld. Meestal zijn de tafels ruim voor het einde van de pauze schoon leeg.

Weer terug in de zaal wordt het eigenlijke onderwerp ingeleid door een deskundige. Dat gebeurt standaard door middel van lange powerpoint-presentaties. Niet zelden duurt zo’n presentatie meer dan een uur, gevolgd door een vraag-en-antwoord sessie. Soms stuurt de deskundige zijn/haar hulpje, die de presentatie dan van een papiertje voorleest. Dan slaan we de vraag-en-antwoord sessie maar over.

Om exact 12 uur is het lunchpauze. Iedereen die denkt nog vijf minuten na 12 te kunnen doorgaan, komt bedrogen uit, dan is alle aandacht weg en beginnen mensen de zaal uit te lopen. De lunchpauze duurt, zoals iedere dag, tot 14 uur.

In de middag volgt het “interactieve” gedeelte van de bijeenkomst, dat in de ochtend al had moeten beginnen, dus korter gaat duren dan gepland. De aanwezigen worden in kleine groepen verdeeld die in aparte zaaltjes onder leiding van facilitatoren van de organisatie over een aspect van het dagonderwerp moeten gaan discussiëren . Helaas zijn die kleine groepen meestal tussen de 25 en 50 personen groot, zodat alleen de voorste rij in staat is mee te discussiëren. Na de groepsdiscussie gaan we weer terug naar de grote zaal, waar de facilitatoren uitgebreid de resultaten van de groepsdiscussie presenteren, meestal aan de hand van flip-over vellen. Tussendoor hebben we natuurlijk nog een koffiepauze gehad, met weer dezelfde hoeveelheden voedsel, hoewel er ’s middags meestal wat meer fruit op tafel staat.

De bijeenkomst wordt afgesloten door een andere belangrijke gast. Omdat die uiteraard geen idee heeft van wat er tijdens de dag gebeurd is en daar in zijn speech wel geacht wordt op aan te sluiten, wordt eerst het verslag van de dag door de notulist voorgelezen. Daarna volgt de laatste speech van de dag. Het is opvallend dat als je een paar keer dezelfde persoon een afsluitende speech hebt horen uitspreken, je behoorlijk accuraat kunt voorspellen wat er gezegd gaat worden.

Na de afsluiting, of vaak al tijdens, volgt het hoogtepunt van de dag voor de meeste aanwezigen. De uitbetaling van de DSA’s aan diegenen die ’s morgens hun handtekening gezet hebben.